2011年10月21日，第二届全球华语科幻星云奖召开组委会，对第二届科幻星云奖筹备工作进行检查。第二届全球华语科幻星云奖组委会秘书长姚海军（专家评审委员会主席），成员石以（营运办公室主任）、程婧波、杨枫，第二届全球华语科幻星云奖组委会督导员董仁威，相关会务组工作人员孙强（看书网总经理）、程雨（看书网副总经理）、龙芳出席了会议。会议前后，与组委会主任吴岩、副主任刘慈欣、韩松、王晋康进行了通讯会商。现将会议结果通告如下：
1．由看书网提供的会议经费已全部到位；四川科技馆免费提供会议场所及相关服务已落实。
2．预计出席会议的嘉宾有：
著名科幻作家、科幻理论家及科幻编辑家：
刘慈欣、韩松、王晋康、吴岩、姚海军、刘兴诗、王晓达、严峰、谭楷、黄海（台湾）、李伟才（香港科幻会会长）、李伍薰（台湾）、萧源（香港）、宋明炜（美国 视频参会）、何夕、今何在、拉拉、墨熊、西夏、郑军、程婧波、杨枫、杨波、杨平、任冬梅、郭凯、梁清散、顾备、简梅梅、肖星寒、华斯比、迟卉、拉兹、张立武、唐海涛、谢云宁、金文、刘凯、黄寰、杨俊杰、徐渝江、尹代群、李庆雯、彭柳蓉、陆杨、舒明武、李恭芳、张翼、倪晓明（呼呼）、师博、舒伟（天津理工大学外国儿童与青少年文学翻译研究中心教授）、贾彬（北师大硕士）、姜振宇（浙大中文系）等52人；
著名科普作家：
董仁威（世界华人科普作家协会理事长、中国科普作家协会常务理事兼科学文艺委员会副主任委员）、郭曰方（中国科普作家协会副理事长兼科学文艺委员会主任委员）、张之杰（台湾，原台湾《科学月刊》主编，将大陆科普概念引入台湾第一人）、张昌余（四川师范大学教授、世界华人科普作家协会监事长）、松鹰（世界华人科普作家协会副理事长兼秘书长）、张文敬（著名科普作家、冰川专家）、赵健（资深编辑出版家）、陈俊明（四川省科普作家协会副理事长兼成都市科普作家协会理事长）、杨再华（四川省科普作家协会副理事长）、何定镛（世界华人科普作家协会副秘书长）、董晶（四川省科普作家协会秘书长）、钱玉趾（科普作家）等12人；
科幻、科普出版界人士：
人民邮电出版社电子分社社长姚予疆、张兆晋，中国科普研究所王卫英，重庆出版集团吴向阳总经理、总编辑陈建军、副总编辑王怀龙，重庆出版集团科技中心刘翼主任，《南方都市报》桥东里，香港《亚洲周刊》李永锋，科普出版社社长苏青，百花文艺出版社三编室主任成全，安徽时代传媒副总经理韩进，四川新华文轩王其进，安徽文艺出版社社长朱寒冬、编辑刘冬梅，科普出版社社长苏青及外研社副社长兼少儿分社社长范晓红、编辑李蓉梅，新星社社长谢钢、副社长刘钢，北京中青影艺市场部副总经理杨莹，北京原力影视动画中心总经理张润华及刘璐，A4漫画公司执行董事冯宣，四川科学技术出版社社长钱丹凝、副社长秦伏男、科普编室主任宋齐，四川新华文轩王其进等28人。
四川东道主代表黄竞跃（四川省科学技术协会副主席），四川期刊集团党委书记何志勇、总经理张泽刚，石以（第二届全球华语科幻星云奖组委会营运办公室主任、四川期刊集团总助）、高辉（看书网董事长）、孙强（看书网总经理）、程雨（看书网副总经理）、牟文虎（四川科技馆馆长）、雷斌禄（四川科技馆副馆长）、王刚（四川科技馆副馆长）、傅强（四川省科学技术协会组宣部部长）、周益光（成都市科学技术协会正厅级巡视员）《科幻世界》杂志社代社长刘成树、付胜（动画公司总经理），聂作平（著名作家）、凤歌（著名作家）等16人。
参会人员共108人。
此外，日本中国科幻研究学者立原透耶（女）主动要求参会，为大会增加了靓丽色彩。
另有数百名科幻迷报名参会。
3．第二届全球华语科幻星云奖金奖得主经评委会紧张工作，已经产生，谜底将在颁奖大会上揭晓；获金/银奖者或其代表均要赴会上台领奖。
4．11月12日上午在成都西西弗书店春熙分店举行的读书会增加科幻新书发布会及签售会项目，参会会员凭组委会赠书票、科幻迷凭大礼包中的入场券现场领取人民邮电出版社大会献礼书《星云科幻系·流浪地球——中国科幻星云奖奠基作品选》，其中，有首次发表的刘慈欣、韩松、王晋康等评传，其中披露了这些科幻大家许多不平常人生中鲜为人知的秘闻，与会者有机会在现场获得当代中国科幻“四大天王”：刘慈欣、韩松、王晋康、何夕现场签售的全签名本；同时，还可在现场购买并获得签售的科幻新书有：吴岩、舒伟联合主编的重量级“西方科幻文论经典译丛”、王晋康的长篇科幻新作《与吾同在》、青年新锐科幻作家墨熊的长篇科幻力作《红蚀》、何夕的中短篇集《人生不相见》《达尔文陷阱》、姚海军主编的优秀科幻电影蓝本小说集《经典的真身》。
王晋康最新力作《与吾同在》是今天最受关注的原创科幻长篇。王晋康将现场签售。
何夕将携两本作品集出席科幻名家签售会。
重庆社与科幻世界联合打造的科幻新星作家墨熊也将携新作出席签售会。
姚海军主编的《经典的真身——优秀科幻电影蓝本小说选》将在现场签售。这部小说集收录了14篇一流科幻电影蓝本小说，全部为名家名作。
5．颁奖仪式前增设走红地毯仪式，参会嘉宾、各奖项入围者由大会组织，或结伴，或由模特相陪；参会会员自由结伴，走过长长红地毯。颁奖仪式将采用国际通行的典礼模式进行，角逐激烈，当场开奖并颁发徽标纯金或纯银的金牌或银牌；颁奖中有当代科幻剧穿插其间，国内著名阿凡达扮演者容尔甲亮相。
6．原11月11日晚博尔特酒店茶叙会改为会员大会。
7．在11月12日下午的星云论坛之前，举行世界华人科幻协会与四川期刊集团和看书网签订建立出版科幻手机阅读图书的战略合作伙伴关系协议；与《科幻世界》杂志社、人民邮电出版社、重庆出版集团科技中心等签订建立出版科幻图书的战略合作伙伴关系协议。
8．星云论坛由著名科幻理论家、上海复旦大学教授严锋主持，由于要求发言人太多，只能选择部分代表发言，他们是：刘慈欣（山西娘子关发电厂高级工程师、科幻作家）、韩松（新华社对外部副主任兼中央新闻采访中心副主任，科幻作家）、王晋康（高级工程师，科幻作家）、姚海军（《科幻世界》杂志社副总编）、黄海（台湾著名科幻作家）、张之杰（台湾《科学周刊》创始人、科普及科幻作家）、李伟才（香港著名科幻作家、科普作家）、舒伟（天津理工大学外国儿童与青少年文学翻译研究中心教授）、任冬梅（北师大博士）、郭凯（上海交通大学博士）、贾彬（北师大硕士）、姜振宇（浙大中文系）等。
9．媒体宣传：由韩松负责发新华社通稿并进行现场微博直播；由石以负责组织颁奖晚会《新浪网》现场视频直播，四川日报、华西都市报、成都商报、中国新闻出版报、四川电视台、成都电视台等媒体将派记者参会并全面报道11月12日全天四大活动（上午签售会、下午签约仪式及星云论坛、晚上颁奖晚会）；姚海军组织《南方都市报》、《亚洲周刊》（香港）记者进行全程跟踪报道（11月12日上午签售会、下午签约仪式及星云论坛、晚上颁奖晚会，11月13日晚四川大学科幻名家讲座）。
10．由于本次活动由民间主办，无任何官方背景，资金有限，参会会员须自理住宿费和往来交通费，获奖者、其余参会出版社及非特邀嘉宾、会员以外的参会者还须每人缴纳会务费550元人民币（包括11日晚至12、13日会议期间餐饮、交通、北川科考及一部书费用，不参加北川科考者只缴纳300元人民币），费用在博尔特酒店报到时缴纳，未在博尔特酒店住宿者于11月12日上午10时在西西弗书店春熙店报到时缴纳。缴纳费用后方能领取颁奖晚会入场券、宴会餐票及供签名用科幻图书《流浪地球》领取券。
